Enquanto Analista de Planejamento Estratégico na Prefeitura Municipal de Bayeux, fui o responsável por normatizar o processo de admissão de servidores em provimento de comissão e prestadores de serviços. 

 

A partir disso, estabeleci o fluxograma de processo (para demissões também) e a elaboração de documentos protocolares, referentes à admissão e informativo à folha de pagamento - setor responsável pelo cadastro das informções.

 

Dentro do escopo do processo, utilizando dos conhecimentos em MS Office e dados, estruturei - em um sistema de mala direta - a alimentação dos dados para a criação dos contratos dos prestadores de serviço. Desta forma, alimenta-se uma base de dados no MS Excel, que é sincronizada ao documento no MS Word, gerando as versões finais.

 

Além disso, estruturei, em VBA, um código que permite que os contratos sejam exportados em Portable Document Format (PDF), intitulado pelo nome do servidor a ser contratado. 

 

Meidante estas melhorias, a confecção de cada contrato foi otimizada em 70%. Um único contrato que levava, no mínimo, 10 minutos para ser feito, após as automações, leva - no máximo - 3 minutos, já considerando as conferências nos dados.     

Na esteira das melhorias implementadas, ainda havia um gargalho a ser superado: convocar os servidores para a assinatura do contrato.

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Muitos não atendem números desconhecidos e, em virtude disso, o contrato acaba vencendo a validade legal para a assinatura.

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Tendo em vista essa problemática, foram criados novos canais digitais com a finalidade de uma comunicação mais assertiva, entre elas: a convocação para a assinatura dos contratos. Após esta implementação, a taxa de não assinatura até 15 dias caiu de 15% para 7%.

Após todas as melhorias implementadas, faltava uma: a criação de um Dashboard, alimentado por mês, em que fosse possível verificar os principais indicadores. A maior finalidade deste dash é atender o cliente, que é a gestora do município, e embasar a tomada de decisão.

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Para a criação do Dashboard, utilizei conceitos de Business Intelligence, VBA, Pivot Table, modelagem de dados e Excel Avançado.

 

Atualmente, este dash é alimentado com dados oriundos da folha de pagamento do município. Atentando-se à LGPD, no tratamento, retiro os dados sensíveis e personalíssimos dos servidores, mantendo apenas os dados relevantes para a tomada de decisão.

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Além disso, existem os botões para gerar relatório em PDF, imprimir em papel físico ou verificar outros indicadores como Ranking e a base estática.

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Algumas melhorias serão implementadas. São elas: (1) automatizar o tratamento mensal dos dados a partir de um prompt em Python e (2) criar um workspaces em Power Bi com login e senha, em que os dados são alimentados mensalmente, após a atualização dos pontos-chave.